Профессиограмма
Секретарь - машинистка
СЕКРЕТАРЬ-МАШИНИСТКА
На предприятиях и в учреждениях выполняет технические функции по содействию работе руководителя. Как правило, секретарем-машинисткой работают женщины. Ежедневно она записывает и передает поручения руководителя исполнителям, контролирует их выполнение. Собирает и обобщает необходимую информацию, самостоятельно принимает решение о степени ее важности. Подготавливает материалы для доклада руководителю, ведет телефонные переговоры. Организует прием посетителей и обеспечивает их необходимой информацией. Во время заседаний, переговоров ведет протоколы и оформляет их в соответствии с существующими стандартами.
В круг обязанностей секретаря-машинистки входит также делопроизводство: разбор, регистрация и отправка корреспонденции; формирование дел; размножение документов; направление документов в соответствующие подразделения своего учреждения; ведение картотеки прохождения документов и осуществление контроля за сроками их прохождения.
В процессе работы использует ручные (ручки, карандаши и пр.), механические (печатная машинка), электронные средства (компьютер)и средства связи (телефон, факс), множительную технику Особенностью профессии являются многочисленные деловые и неформальные контакты с сотрудниками и посетителями. Возможна сверхурочная работа и ненормированный рабочий день. Стрессогенным фактором является вынужденный темп работы в условиях частых помех (телефонные звонки, приход посетителей).
Для успешного освоения профессии необходимы: склонность к работе с людьми и документами, хорошая зрительно-моторная координация, умение концентрировать и распределять внимание, хорошая долговременная и оперативная память, эмоциональная устойчивость, высокая помехоустойчивость, а также навыки делового общения, конструктивное восприятие критики в свой адрес.
Должна знать: правила пунктуации и орфографии; машинопись; правила эксплуатации электронной и оргтехники; стандарты оформления деловых писем и документации; структуру предприятия. Желательно знание стенографии и иностранного языка.
Должна уметь: выполнять машинописные работы; оформлять документацию согласно стандартам; пользоваться оргтехникой и компьютером; владеть навыками делового общения; обслуживать деловые встречи.
Эта профессия противопоказана лицам, страдающих заболеваниями сердца неблагоприятного течения, в связи с опасностью их прогрессирования в период повышения напряженности труда, а также кожными заболеваниями и полиартритом с поражением кистей рук.
Родственные профессии: делопроизводитель, диспетчер на телефоне, референт, сотрудник справочной службы.